Блог

Здесь мы публикуем интересные факты о нашем центре и не только

Деловая переписка — путь к успешному сотрудничеству

Деловая переписка — путь к успешному сотрудничеству

Деловая переписка всегда присутствует при деловом общении. В особенности если необходимо быстрое решение в определенных ситуациях, а лично встретиться с деловым партнером не получается, такой вид общения обычен для делового сообщества.

Главное предпочтение всегда отдается смысловому и текстовому оформлению письма, ведь эти факторы напрямую связаны с целесообразностью сотрудничества. Ряд определенных правил и советом помогут избежать проблем.

Предпринимательская и коммерческая деятельность подразумевает использование деловой переписки, как важной составляющей в общении между деловыми партнерами. В буквальном смысле, перепиской является полуофициальный формат общения между предприятиями разных отраслей. В деловом письме не должно быть ошибок. Пунктуация, правописание и, даже смысловая нагрузка играет важную роль. Представление о фирме, прежде всего, складывается на основе деловой корреспонденции. Для грамотной переписки необходимо соблюдать деловой этикет и ознакомиться с его правилами.

Деловая переписка проходит с соблюдением основных правил

Приблизительно 150 лет назад в Англии возникли первые правила делового общения. Началось использование правил этикета, чтобы составлять деловые письма. В то время, даже прослеживалось падение престижа и авторитета некоторых стран в пределах мирового сообщества, поскольку они не соблюдали правила корреспонденции. Писарям требовалось изучение предписаний и нововведений, чтобы правильно составить деловое письмо.

На сегодняшний день глобальная компьютеризация делает процесс соблюдения орфографических и пунктуационных правил намного проще. Тем не менее в деловой переписке довольно часто встречается грубое нарушение правил, что негативно сказывается на деловых отношениях партнёров. Желательно, чтобы переписка была простой и не выходила за грань допустимого. Допускается создание уточняющего письма, если необходимые аспекты создают перегрузку терминами или имеют большой охват. Для правильного оформления нужно использовать единую структуру:

  1. Изначально идет название организации либо ФИО отправителя.
  2. Дата написания.
  3. Указание контактных данных получателя.
  4. Вступление (необходимо кратко отразить суть письма, с указанием цели и темы обращения). 3–5 предложений – достаточный объём.
  5. Основной текст, в котором требуется излагать все вопросы и указать моменты, важные для обсуждения.
  6. Заключение (формула вежливости особенно важна в этом пункте, где нужно выразить отношение к получателю).
  7. Контактные данные отправителя.
  8. Другие дополнения.

Деловое письмо лучше составлять в текстовом редакторе (например Microsoft Word). Стандартный шрифт TimesNewRoman, с размером от 12 до 14 и междустрочным интервалом 1–2. Нижний правый угол следует использовать для нумерации страниц. Опираясь на мировую практику, можно сказать, что использование таких тестовых настроек является оптимальным решением при составлении делового письменного обращения.

Распечатанный экземпляр должен быть на фирменном бланке либо отмечен логотипом предприятия, который является визитной карточкой фирмы. В мировом сообществе наблюдается положительная динамика интереса в сторону писем на английском языке, когда ведётся международная переписка. Деловой тон должен выдерживаться на протяжении всей переписки. Использование просторечий не допускается, поскольку они могут быть расценены как речевая агрессия. В деловом письме должно быть разделение по смысловым абзацам, чтобы текст легко воспринимался. Размер первого и последнего абзаца не должен превышать 5 строк, а размер остальных не менее 8-ми.

В деловом обращении не желательно:

  • сокращать слова, идущие совместно с обращением к получателю;

  • обращаться на «ты», поскольку это является не только некорректным, а даже вульгарным тоном;

  • проявлять неточность или пользоваться двусмысленными фразами;

  • перегружать профессиональными терминами.

В завершении стоит поблагодарить адресата за прочтение письма. Десять дней – срок, в который деловой этикет требует отписаться при получении печатного ответа. При получении электронного письма срок сокращается до двух суток.

Создание привлекательного делового письма

Разумеется, с годами разработали правила и нормы по написанию деловых писем. Но известные дипломаты считают, что эффективная деловая корреспонденция начала отклоняться от общепринятых правил. Современная деловая email переписка подразумевает соблюдение некоторых новых правил.

Правило №1. «Тема». Когда адресат получит письмо, он, прежде всего, обратит внимание именно на тему. Многие пользователи при получении письма с якобы «коммерческим предложением» попросту удаляют его. Также поступают и многие получатели настоящих коммерческих писем. Поэтому формулировка темы требует особого внимания. Получатель, не открыв письма должен определить: стоит ли тратить время на чтение или нет.

Правило №2. «Приветствие». Вежливое обращение вполне может стать инструментом, для расположения людей к себе. В идеале, стоит обращаться по имени-отчеству.

Правило №3. «Структура». Ещё одним инструментом, располагающим человека к себе может стать объяснение того, при каких обстоятельствах прошло знакомство, и началась совместная работа. Следующая фраза должна отражать цель обращения. Несколько целей лучше представить в виде коротких, но доступных для восприятия предложений. В завершении всегда оставляйте свои контактные данные. Можно выразить желание сотрудничества.

Правило №4. «Файлы». Деловое письмо желательно разбавить графической презентацией, пусть даже элементарной. Визуальное представление оказывает положительное влияние на восприятие письма.

Правило №5. «Всё к месту». Не допускается использование уменьшительно ласкательных слов и экспрессивных выражений. Не забывайте, что получатель запомнит не только хорошие, но и плохие аспекты делового обращения.

Подводя итог, стоит напомнить, что время – деньги. Поэтому деловая корреспонденция должна отправляться только в случае необходимости.

Заказать звонок