Блог

Здесь мы публикуем интересные факты о нашем центре и не только

Значение должности секретаря в компании

Значение должности секретаря в компании

Каким должен быть идеальный секретарь? Какие качества он должен иметь и как справляться со своими обязанностями? Имеет ли право быть не пунктуальным или не соответствовать дресс коду? Как соблюдать все правила, чтобы вас ценили и считали незаменимым работником?

Хороший секретарь — это в первую очередь «движок» офиса. Он аккуратен, а так же грамотен и компетентен настолько, что порой хочется спросить: почему ему до сих пор не доверили более высокую административную должность? Так какими все-таки личными качествами секретарю нужно овладеть, чтобы потом вполне успешно занимать свою должность и, самое главное, любить эту работу?

Рад стараться

Главное требование любого работодателя к секретарю – это, в первую очередь, исполнительность. Необходимо быть везде и всегда, начиная от встречи курьера, и заканчивая приготовлением кофе, и естественно ни один телефонный звонок не должен быть пропущен — все это всего лишь маленькая частичка «чуда», которого фирма ожидает от секретаря. Совершать чудеса ему необходимо каждый день, выглядеть презентабельно и всё успевать. Для этого секретарю просто необходимо быть довольно таки расторопным человеком. Просто необходимо научится правильно планировать время, быстро реагировать на важные и не очень поручения, исполнять несколько разных дел одновременно и, что особенно очень важно — так это не обижаться на то, что коллеги всегда пытаются заставить его работать ещё быстрее.

«Из маленьких дел рождаются большие»

Человек не может соотвествовать должности секретаря, если не будет иметь некоторые особенности характера. Очень важно, чтобы секретарь на все сто отдавался своей работе. Поэтому он должен быть компетентным в той сфере, в которой трудится компании, будь то покрышки для велосипедов, типография, или же предоставление юридических услуг, секретарь должен быть винтиком отлично слаженного механизма. И естественно, так оно и бывает, когда речь идет об ассистенте директора. Однако даже если вдруг секретарь может находиться на более низкой ступени: встречи клиентов, записи по телефону, то он должен быть полностью уверен в том, что без него работа будет протекать не так интенсивно. Ленивый секретарь никогда не задержится на рабочем месте долго.

Офис мой — дом мой

Одно из самых важных качеств — это ответственность. Человек, который занимает должность секретаря, обязан четко и ясно представлять, что может случиться в случае не выполнения любого поручения, и очень часто у секретарей начинает формироваться такая фобия, как гиперответственность. Прямо таки с материнской заботой секретарь начинает задерживаться в офисе допоздна из-за того, что не успел все бумаги по местам разложить. Однако, «гиперответственный» секретарь почти всегда ставит интересы компании выше личных. Секретарей-трудоголиков начальство всегда ценит.

Жизнь по минутам

Вне зависимости от того, что секретарь – персона очень значимая в компании, выполнять свои обязанности необходимо с неким привкусом педантичности. Все часы расписаны, график директора составлен на каждую минуту, факсы отправлены, звонки сделаны. К такой жизни на работе готовы только люди, повседневно всегда и везде педантичные.

«Лицо компании»

Нельзя обойти стороной одну из главных характеристик секретаря – презентабельный вид. Как известно, первое, что потенциальный клиент видит, войдя в двери компании – секретарь в приёмной. Естественно, деловой дресс-код необходим не всюду. Но, на секретаря всегда будет больший спрос, если он как следует выглядит и одевается.

Главное для эффективности работы на должности секретаря – благоприятный "климат" в коллективе. Если человек комфортно себя чувствует, он может достичь больших высот.

Заказать звонок